Come si scrive una lettera o e-mail formale? E a cosa serve? A differenza della lettera informale, non è destinata a parenti o amici, ma a persone che non conosci o con cui non hai grande confidenza e si scrive in situazioni ufficiali o in ambito lavorativo. Scopri la struttura di una lettera formale, dall'intestazione ai saluti.
Appunti
La lettera formale ha una struttura ben definita. L'intestazione deve contenere il mittente e il destinatario, seguita dall'indicazione di luogo e data.
A questo punto è importante inserire l'oggetto prima del corpo della lettera vero e proprio.
Inizia con una formula di apertura e chiudi con una frase di commiato e una formula di saluti.
Tieni presenti questi accorgimenti anche se scrivi una mail formale. Il digitale ti dà dei vantaggi rispetto alla carta, come quello di essere più immediato e la possibilità di aggiungere allegati e link a risorse web.
Scopri degli esempi di lettera formale e quando usarli.
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A cosa serve una lettera formale?
A seconda della confidenza che si ha con il destinatario, una lettera può essere:
informale: si invia a parenti e amici e ha uno stile colloquiale;
formale: si scrive in situazioni ufficiali o in ambito lavorativo, indirizzata a persone con cui non si ha grande confidenza.
La lettera formale, proprio per la sua natura di comunicazione ufficiale o professionale, deve rispettare regole molto più rigide rispetto alla lettera informale privata e deve avere uno stile più alto e ricercato, ma senza esagerare. Non usare un linguaggio artificioso e cerca sempre di esprimere il tuo messaggio nel modo più chiaro possibile.
Potrebbe capitarti di dovere scrivere una lettera formale a un docente, a un ufficio, a un'autorità, a un'azienda a cui vuoi mandare la tua candidatura per un lavoro. Scopri qualche consiglio per strutturarla al meglio.
Come strutturare una lettera formale?
Per scrivere una lettera formale devi rispettare la sua struttura base.
Intestazione: indica il mittente (cioè il tuo nome e cognome) in alto a sinistra e il destinatario in alto a destra preceduto da formule come "Alla cortese attezione di + appellativo".
Luogo e data: scrivi luogo e data in cui è stata scritta la lettera in alto a destra.
Oggetto: esprimi brevemente il motivo per cui stai scrivendo la lettera.
Formula di apertura: rivolgiti al destinatario con una formula di cortesia, poi metti una virgola e vai a capo.
Corpo: dopo una breve premessa, esponi l'argomento centrale della lettera.
Formula di chiusura e saluti: chiudi la tua lettera con una frase di commiato.
Firma: scrivi prima il nome e poi il cognome in basso a destra.
Appellativi e titoli
Gli appellativi più comuni da usare per riferirsi al destinatario di una lettera formale sono:
Gentile o Egregio per le persone fisiche.
Spettabile (abbreviato in Spett.le) per aziende o enti.
Dottoressa o Dottore (abbreviati in Dott.ssa o Dott.) per professionisti laureati.
Onorevole (On.) e Senatore (Sen.) per queste categorie di politici.
S.E. (Sua Eccellenza) per vescovi e alti prelati.
L'e-mail formale
Con la diffusione del digitale, l'e-mail sta prendendo sempre di più il posto della lettera. Se scrivi una mail formale non è necessario indicare mittente e destinatario come nella lettera cartacea, ma, se stai scrivendo a un indirizzo di posta elettronica che leggono più persone, inserisci la formula “Alla cortese attenzione di” all'inizio del testo per chiarire a chi è rivolta la tua mail.
Ricordati di compilare il campo "Oggetto" perché serve al destinatario per capire subito l'argomento della comunicazione, ancora prima di leggere il testo.
Rispetto alla lettera tradizionale, l'e-mail può contenere link a siti e risorse web e può essere arricchita con degli allegati, cioè documenti o immagini che forniscono al destinatario informazioni aggiuntive.
Prima di scrivere, controlla di non avere impostato il blocco maiuscole: scrivere in maiuscolo online è come urlare e non è educato nei confronti di chi leggerà l'e-mail.
Scrivi la tua lettera di presentazione
Quando ti candidi per un lavoro, puoi inviare una lettera di presentazione o di motivazione (cover letter) in cui ti presenti e spieghi perché vorresti ottenere quella posizione.
Anche questo è un esempio di lettera formale con delle caratteristiche specifiche legate allo scopo per cui viene scritta.
Il destinatario sarà il recruiter o l'ufficio del personale dell'azienda per cui vorresti lavorare e nell'oggetto è bene inserire il riferimento all’annuncio di lavoro o l'indicazione “candidatura spontanea”.
L'obiettivo della lettera di presentazione è mettere in evidenza le caratteristiche del tuo curriculum che rispondono alle esigenze dall'azienda. Per saperne di più su come scrivere il tuo CV guarda la lezione dedicata al Curriculum vitae.
Per esercitarti a scrivere una lettera formale, prepara la tua cover letter. Scarica la scheda qui:
